应用金钥匙Word、excel、ppt基本知识介绍
Word长文档-交叉引用
小朱最近在做一份项目计划书，交给客户之前，猛然发现长长的文章中，某个小标题改了，而相应的目录索引却没改，差点误了大事。如何把目录与文章内容有效地“锁”在一起？
钥匙：使用Word的交叉引用功能，Word会自动确定引用的页码、编号等内容。如果以超级链接形式插入交叉引用，读者可通过对目录进行超级链接来快速移动到该位置，要修改说明性文字时，在文档中直接修改即可。
首先单击“插入→交叉引用”，在对话框的“引用类型”下拉列表框中选择需要的项目类型，接下来在“引用内容”列表框中选择要插入的信息，在“引用哪一个编号项”下面选择合适的项目即可。如果要使读者能够直接跳转到引用的项目，可选择“插入为超链接”，否则将直接插入选中项目的内容。单击“插入”按钮即可插入一个交叉引用，不关闭该对话框，直接在文档中选择新的插入点，选择引用类型和项目后单击“插入”即可插入别的交叉引用（见图1）。
公式连接 Excel数据齐步走
行政部的小王遇到这样一个问题：多部门独立维护各自的Excel文件，修改时并不通知其他部门，造成文件更新的滞后。这就要求设立一个“父”文件，可以把各部门分散的数据自动汇总到一起，比如将子文件的sheet3的内容完全引入到父文件的sheet3中，以后当子文件更改内容后，打开父文件时也相应得到最新内容。父子间怎样实现心心相通呢？
钥匙：直接用公式建立连接即可。例如要让当前文件的某个单元格等于C盘dir目录下的book1中的sheet3中的A1单元格的值。在单元格内输入=‘C:\dir\[Book1.xls]Sheet3‘!A1就OK了（见图2）。在A1输入以上公式后，拽住A1单元格右下角的黑十字，向右或向下便可拖出需要的范围。此外，用“数据→导入外部数据”也可行，启用自动更新数据即可。
Excel“照相机” 格式内容同显示
小李在处理Excel文件的时候，通常需要在一个页面中同步显示另外一个页面时，使用粘贴的方法来实现，不能很好地反映目标位置的格式编排情况，有更好的办法吗？
钥匙：Excel藏了一个“照相机”，赶紧把它找出来。它不仅可以同步显示表格中的数据，而且连编排的格式也可以同时反映出来。 先把照相机摆到工具栏中。进入“视图→工具栏→自定义”，在弹出的对话框中点击“命令”标签，然后在“类别”中选择“工具”，再到右面的“命令”栏中选择“照相机”按钮，将其拖到工具栏中即可（见图3）。如果要把sheet1的内容自动显示到sheet2中，先在sheet1下选中要显示的内容，点击工具栏中的“照相机”按钮，这时选定区域就被拍下来了，然后只要在sheet2需要插入内容的位置点击一下，区域就会以图片的形式粘贴上去，以后在sheet1中的内容有任何的改变，在sheet2都可以同步进行显示。
PPT擦除 字幕与旁白同步
新产品即将发布，小刘负责制作新产品简介的PPT。“没有声音，再好的戏也出不来。”为PPT配上自动解说，更加绘声绘色，如何有效吸引观众的注意力呢？惯常的手法是使用文字飞入等动画效果，如果能像卡拉OK中那种让文字随声音逐字出现就好了。
钥匙：要使字幕与旁白同步出现，进入“幻灯片放映→自定义动画”，在对话框中单击“效果”标签，将“引入文本”选项设为“按字母”，并在“动画和声音”选项中选择“向右”和“擦除”即可。如果文稿是一大段文字，并且字的出现速度过快，可以将该段文字按行或几个字一组分成文字块，然后分别按顺序把每个文字块中字的动画形式设置为“按字母”、“向右”、“擦除”，并在时间项中设置“在前一事件后”1秒到3秒，就可实现文字的出现速度和旁白同步（见图4）。
